Menangani Employee Fraud:101

Morales Sundusing

Apa itu Employee Fraud?

Dari perspektif perusahaan, employee fraud umumnya dipahami sebagai penipuan yang disengaja, yang menyebabkan korban (perusahaan) menderita kerugian ekonomi, sementara pelaku (karyawan) mendapatkan keuntungan yang tidak sah. Contoh umum employee fraud mulai dari penyelewengan aset (misalnya dengan mencuri inventaris, atau mendapatkan pembayaran dengan curang) hingga korupsi internal (misalnya menerima sogokan atau terlibat dalam konflik kepentingan).

Salah satu tantangan dalam menangani fraud adalah mengidentifikasi kapan hal itu terjadi. Dalam banyak kasus, employee fraud mungkin tidak terdeteksi selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun, yang mana memungkinkan karyawan untuk melanjutkan aktivitas fraud tanpa pengawasan. Oleh karena itu, untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan harus menetapkan pengendalian dan prosedur internal yang efektif untuk mendeteksi dan mencegah employee fraud, yakni dengan menerapkan sistem keuangan dan akuntansi yang memberikan transparansi dan akuntabilitas, melakukan audit secara rutin, dan menetapkan standar etika dan kode etik yang kuat.

Tanpa pandang bulu terlepas dari ukuran, industri, atau lokasinya, perusahaan mana pun dapat menjadi korban employee fraud oleh karyawan. Secara khusus, perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, transaksi keuangan yang rumit, atau pengendalian internal/kepatuhan yang lemah lebih rentan terhadap penipuan. Selain itu, penipuan karyawan dapat terjadi di semua level dalam organisasi, mulai dari posisi entry-level hingga eksekutif level atas. Singkatnya, employee fraud merupakan isu luas yang mempengaruhi semua jenis dan ukuran perusahaan di seluruh dunia, termasuk Indonesia.

Berdasarkan hukum Indonesia, employee fraud dapat dituntut berdasarkan beberapa peraturan berbeda, tergantung pada sifat dan modus pelanggarannya. Sepintas, terminologi employee fraud mungkin tampak berkaitan erat dengan tuduhan tindakan kriminal, namun secara faktual tentu employee fraud tidak lepas dari perselisihan hubungan industrial. Dengan kata lain, employee fraud dapat dianggap sebagai rangkaian tindakan yang sangat erat kaitannya satu sama lain.

Dalam menghadapi employee fraud, dari perspektif hukum ketenagakerjaan Indonesia, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk menangani kecurangan karyawan secara internal, mulai dari bagaimana mencegah, menghentikan, dan memulihkan dari keadaan buruk tersebut.

Baca juga: Jenis-Jenis Kontrak Kerja

Dampak Employee Fraud

Sangat penting untuk mengidentifikasi employee fraud sedini mungkin karena ini adalah salah satu peristiwa yang dapat menyebabkan konsekuensi fatal bagi bisnis, terutama untuk usaha kecil karena mereka tidak dapat menanggung kerugian selakui korban dari employee fraud. 

Employee Fraud dapat menyebabkan efek negatif yang signifikan pada perusahaan, tidak hanya secara moneter tetapi juga non-finansial. Berikut contoh dampak dari employee fraud backwash yang harus diantisipasi:

1. Kerugian Finansial
   Employee fraud tentu sangat merugikan perusahaan manapun dari segi finansial. Kerugian finansial yang dialami perusahaan dapat membuat perusahaan tidak dapat menjalankan kegiatan usahanya seperti biasa. Ini karena employee fraud mempengaruhi kondisi keuangan dan aset perusahaan. Jika kerugian finansial yang diderita perusahaan begitu besar, maka ada kemungkinan perusahaan akan bangkrut.
2. Kerusakan Reputasi
   Jika pandangan masyarakat sudah negatif karena employee fraud atau penipuan di perusahaan khususnya di Indonesia yang people power di media sosial tidak terbendung, maka perusahaan juga dapat mengalami beberapa kerugian lainnya seperti berkurangnya jumlah pelanggan atau klien karena kepercayaan masyarakat mulai berkurang atau bahkan pudar.
3. Jaminan menurun
   Penipuan karyawan dapat menciptakan budaya ketidakpercayaan dan kecurigaan di antara karyawan, yang menyebabkan penurunan jaminan dan produktivitas.

Baca Juga: Tunjangan Hari Raya Keagamaan di Indonesia

Cara Menangani Employee Fraud

1. Cara Mencegah
   Perusahaan harus bertindak tegas terhadap karyawan yang terbukti melakukan kecurangan karena kerugian fatal dari kecurangan adalah bangkrutnya perusahaan. Berikut beberapa upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya fraud:
   • Kenali Karyawan Anda – Pantau Kepatuhan
     Awasi karyawan dengan menetapkan pedoman dan langkah-langkah yang jelas dan komprehensif yang menguraikan harapan bagi karyawan dan konsekuensi dari ketidakpatuhan, dan pantau dengan cermat. Selalu waspada terhadap indikator-indikator potensi kecurangan, seperti perubahan kinerja karyawan yang tiba-tiba (misalnya, lebih seringnya permintaan untuk meninggalkan pekerjaan atau, sebaliknya, lebih sering lembur tanpa tenggat waktu tertentu, bekerja sambilan, perubahan gaya hidup, dll).
   •  Pembukuan yang Benar dan Audit Berkala
     Kontrol penerimaan dana dan pantau kepatuhan mekanisme pembelian dan pembayaran. Pencegahan penipuan karyawan juga dapat dilakukan melalui pelaporan dengan melakukan audit internal dan eksternal secara berkala . Hal ini dilakukan untuk mengoreksi laporan keuangan perusahaan secara lengkap dan detail sehingga potensi penipuan dan penggelapan dapat dideteksi sejak dini.
   • Kelola Inventaris dan Instal Sistem Keamanan
     Mengelola inventaris dan memasang sistem keamanan merupakan langkah penting dalam mencegah, menghindari, dan menghentikan penipuan karyawan. Dengan memantau akses ke inventaris, mencegah perilaku penipuan, mengaktifkan deteksi, dan meningkatkan akuntabilitas, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian akibat pencurian atau aktivitas penipuan lainnya.
   • Memfasilitasi Mekanisme Whistleblowing
     Memfasilitasi mekanisme whistleblowing dapat membantu mencegah penipuan karyawan dengan mendorong budaya transparansi, akuntabilitas, dan perilaku etis. Penting untuk memastikan bahwa mekanisme tersebut mudah diakses, dikomunikasikan dengan baik, dan didukung oleh kebijakan yang jelas dan prosedur investigasi yang efektif.
2. Cara Menghentikan Employee Fraud
   • Memberikan Surat Peringatan Kepada Karyawan Terkait
     Perusahaan dapat mengeluarkan Surat Peringatan bagi karyawan yang melakukan fraud berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan. Sangat penting bagi perusahaan untuk mengeluarkan surat ini pada kesempatan paling awal setelah perusahaan berhasil mengidentifikasi adanya employee fraud karena hal ini menunjukkan kepada pelaku bahwa perusahaan memperhatikan kepatuhan di tempat kerja dengan serius, mengetahui aktivitas yang melanggar hukum, dan mengatasi masalah kepatuhan dengan tegas. Kemudian “diharapkan” para pelaku menghentikan perbuatannya mengingat perusahaan tidak menganggap enteng pelanggaran yang berulang-ulang.
   • Penangguhan Karyawan Terkait
     Dalam beberapa kasus, memberikan Surat Peringatan kepada tersangka penipuan karyawan tidak cukup untuk mengurangi risiko lebih lanjut bagi pemberi kerja. Oleh karena itu, memberhentikan karyawan yang diduga melakukan kecurangan karyawan merupakan langkah penting lainnya dalam melindungi kepentingan perusahaan dan mempertahankan budaya integritas dan kepercayaan.Jika tersangka masih memiliki akses ke catatan keuangan atau informasi sensitif lainnya, mereka dapat merusak bukti yang mungkin diperlukan untuk penyelidikan. Oleh karena itu, menangguhkan tersangka penipuan karyawan dapat membantu melindungi barang bukti agar tidak dihancurkan oleh tersangka.
   • Pemutusan Hubungan Kerja
     Mengakhiri hubungan pekerjaan dengan pelaku fraud dapat membantu melindungi perusahaan dari kerugian finansial lebih lanjut dan merusak reputasinya, dan menetapkan prioritas untuk kasus serupa. Pemutusan hubungan kerja akan menunjukkan dan memberikan pesan kepada karyawan lain bahwa perusahaan memiliki kebijakan tanpa toleransi terhadap penipuan.Perlu diketahui juga bahwa pemutusan hubungan kerja harus mengikuti prosedur yang berlaku berdasarkan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
3. Cara Memulihkan
   • Menegakkan Tindakan Hukum yang Tersedia
     Berurusan dengan employee fraud mungkin lebih sulit daripada yang terlihat. Ada sejumlah tantangan baik yang terlihat atau bahkan tidak dapat diperkirakan, yang mungkin dihadapi perusahaan dalam prosesnya.Beberapa tindakan hukum tersedia untuk perusahaan yang menjadi korban employee fraud tergantung pada keadaan masing-masing kasus. Salah satu pendekatan yang mungkin adalah melaporkan kejahatan tersebut ke kantor polisi yang berwenang sesuai dengan KUHP. Sementara dari perspektif ketenagakerjaan, perusahaan dapat menempuh mekanisme perselisihan hubungan industrial sesuai undang-undang ketenagakerjaan, yang mana hal tersebut merupakan salah satu cara lain untuk mengatasi pelanggaran tersebut.

     Faktanya, variabel untuk memutuskan tindakan hukum yang tepat akan bergantung tidak hanya pada keadaan masing-masing kasus tetapi juga pada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Memiliki strategi yang terencana dengan baik akan menjadi salah satu persyaratan utama untuk menyelesaikan masalah dengan lancar.

***

ADCO Law adalah law firm jakarta,indonesia yang menyediakan ragam layanan hukum terintegrasi kepada klien mulai dari transaksi komersial dan litigasi perusahaan di berbagai sektor industri.

Berpengalaman lebih dari satu dekade, tidak hanya soal aspek regulasi, kami juga memahami industri dan bisnis klien. Kami memberikan nasihat hukum menyeluruh dan solusi untuk meminimalisasi risiko hukum secara komprehensif dalam menghadapi dinamika bisnis.

Dalam setiap transaksi, kami secara aktif berkolaborasi dengan ahli keuangan, pajak, lingkungan hidup, akuntan, dan firma hukum dari berbagai yurisdiksi untuk memberikan nilai tambah bagi klien kami. Memiliki hubungan yang kuat dengan lembaga Pemerintah, regulator, asosiasi, dan para pemangku kepentingan membawa kami memiliki pandangan menyeluruh terkait satu isu hukum.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai masalah ini, jangan ragu untuk menghubungi kami

ADCO Law

Setiabudi Building 2, 2nd Floor, Suite 205C

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 62, Setiabudi Karet

Jakarta Selatan, 12920, Indonesia.

Phone : +6221 520 3034

Fax     : +6221 520 3035

Email : [email protected]

Penafian: Artikel ini telah disiapkan hanya untuk tujuan bacaan ilmiah dan pemasaran dari  ADCO Law. Dengan demikian, semua tulisan yang dimuat di sini bukan merupakan pendapat hukum formal dari ADCO Law. Oleh karena itu, ADCO Law harus dibebaskan dari dan/atau tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas segala sesuatu yang dilakukan oleh entitas yang menggunakan tulisan ini di luar tujuan ADCO Law.